Persondataforordningen

Nye regler for håndtering af personhenførbare data.

Hvad er persondataforordningen?

Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Det træder i kraft den 25. maj 2018. Foreninger er også underlagt persondataforordningen. 

I praksis betyder det, at Ballerup Tennisklub skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal man oplyse hvilke data man videregiver til 3. part. Disse oplysninger er samlet i "Vilkår for medlemskab", som er tilgængelige ved indmeldelse og på Ballerup Tennisklubs hjemmeside.

Se vilkår for medlemskab

For medlemmerne betyder det, udover oplysningerne i "Vilkår for medlemskab", at medlemmerne har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede. 

 

Dataansvarlig i Ballerup Tennisklub

Den dataansvarlige i BTK er formanden, der kan kontaktes på post@btk.dk 

 

Personhenførbare data i Ballerup Tennisklub

Ballerup Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i BTK's aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven. Følgende oplysninger indsamles: Navn, adresse, fødselsår, køn, telefonnummer, mail-adresse og indmeldelsesdato. Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles kontaktoplysninger om forældrene.

For ansatte opbevares og anvendes herudover oplysninger i forhold til lønudbetaling, skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.

For personer, som arbejder med børn under 15 år indsamles, opbevares og anvendes herudover oplysninger om børneattester, herunder cpr.nr..

I forbindelse med adgang til klubhuset i Damgårdsparken indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Nummer på adgangskort samt log over adgang til klubhus.

I forbindelse med bookning af baner indsamles, opbevares og anvendes følgende oplysninger: Medlemsnummer samt log over bookede baner.

I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. træning, turneringer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender Ballerup Tennisklub følgende oplysninger: Deltagergebyr og aktivitetsoplysninger, f.eks. spilletidspunkter og resultater.

På Ballerup Tennisklubs hjemmeside indsamles der ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.

 

Billeder

Ballerup Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Ballerup Tennisklubs aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Damgårdsparken er et offentligt område, hvilket betyder, at alle kan tage billeder på udendørsarealerne samt i klublokalet, men ikke i omklædningsrummene. Tilsvarende for tennishallen på Tapeten.

Ballerup Tennisklub følger DIF's anvisninger vedr. offentliggørelse af billeder:

"Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn."

 

Opbevaring og adgang til personhenførebare data og billeder

De personhenførbare oplysninger opbevares i BTK's administrative system der leveres og hostes af Globusdata. Medlemmerne har adgang til egne data. BTK's bestyrelse, trænere og holdkaptajer har adgang til alle medlemmers data. Dog er det kun BTK's kasserer, ungdomsudvalgsformanden og de generalforsamlingsvalgte revisorer, der har adgang til cpr. numre og kontonumre.

Kontaktoplysinger på frivillige ledere, trænere m.fl., samt billeder er offentligt tilgængelige på BTK's hjemmeside og i klubbladet Smash.

Medlemmernes kontaktoplysninger og oplysninger om banebookninger er tilgængelige for medlemmerne i banebookingsystemet efter login.

Der er indgået en databehandleraftale med Globus Data.

 

Videregivelse af personhenførebare data

I forbindelse med adgang til tennishallen på Tapeten videregiver Ballerup Tennisklub følgende oplysninger til Ballerup Kommune: Navn, fødselsdato, mail-adresse og briknummer. Ballerup Kommune indsamler, opbevarer og anvender disse oplysninger og fører en log over adgangen til tennishallen.

I forbindelse med deltagelse i f.eks. turneringer og kurser, videregives kontaktoplysninger til arrangørerne.

I forbindelse med ansøgning om tilskud til f.eks. kurser, videregives kontaktoplysninger til Ballerup Kommune.

Ballerup Tennisklub indhenter lovpligtige børneattester på personer, der arbejder med børn under 15 år.

 

Medlemmernes ret til at få slettet persondata

Personhenførbaredata kan opdeles i tre hovegrupper: 

  • Billeder
    Billeder, der er taget på offentlige områder kan ikke kræves slettet.
    Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.

  • Persondata
    Disse data vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år.

  • Adgangslog til klubhus og tennishal samt Banebookingoplysninger
    Disse data vil sædvanligvis kunne slettes efter et år

Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til post@btk.dk 

Medlemmer kan selv logge ind i banebookingsystemet og se sine persondata, banebookninger og log over adgang til klubhuset. 

Medlemmer kan sende en anmodning til Ballerup Kommune mic@balk.dk vedr. udlevering af adgangsloggen til tennishallen på Tapeten.

Medlemmer kan selv logge ind i banebookingsystemet og rette ukorrekte persondata.

Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks. turneringsresultater, tildeling af pokaler og hverv i klubben. Historiske data vil kun gemmes med begrænsede personhenførebare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.

 

Yderligere oplysninger

Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31995L0046:DA:HTML

Den danske betænkning:

http://www.justitsministeriet.dk/nyt-og-presse/pressemeddelelser/2017/nye-regler-styrker-beskyttelsen-af-persondata-i-europa

Datatilsynets vejledninger:

https://www.datatilsynet.dk/vejledninger/vejledninger-databeskyttelsesforordningen/ 

Foreningsvejledning:

DIF og DGI's vejledning til idrætsforeninger om behandling af personoplysninger